Tout savoir sur la flotte mobile
La mobilité et la digitalisation de l’espace de travail avec l’évolution des modes de travail sont au cœur des préoccupations des entreprises. Les sociétés doivent donc réagir et prévoir une nouvelle approche efficace.
Avec les multiples appareils mobiles (smartphones, tablettes, PC…) utilisés de nos jours dans une entreprise, il est stratégique de mettre en place une flotte mobile.
Cela nécessite une étude précise des bons terminaux mobiles avec les meilleurs partenaires et de maintenir au maximum la durée de vie de l’équipement choisi.
Selon une étude IPSOS 2019, 65 % des Français entre 18 et 29 ans déclarent leur smartphone comme indispensable à leur vie professionnelle.
Qu’est-ce qu’une flotte mobile ?
La flotte mobile désigne l’ensemble des téléphones portables qui sont distribués aux collaborateurs d’une entreprise, avec un abonnement groupé de toutes les lignes téléphoniques.
Lorsque l’entreprise opte pour une flotte mobile, elle valorise ses collaborateurs, offre plus de flexibilité avec un environnement collaboratif et optimise l’expérience client. Les collaborateurs seront joignables où qu’ils soient. De plus, grâce à ce dispositif, la société va pouvoir optimiser ses coûts.
Cependant, pour une flotte mobile efficace, il est indispensable de prévoir une organisation et des paramètres de sécurité solides.
Plusieurs interrogations peuvent se présenter concernant la mise en place et l’utilisation de cette solution.
Quels sont les principaux avantages d’une flotte mobile ?
- Accroître la flexibilité: comme dit précédemment les modes de travail ont évolué. Qu’il soit en déplacement, en télétravail ou au bureau le collaborateur a besoin de plus de flexibilité et d’autonomie pour l’organisation de son emploi du temps. Il doit rester joignable où qu’il soit. Il recherche aussi une utilisation de son smartphone professionnel similaire à son utilisation personnelle pour plus de praticités.
- Augmenter la productivité: une flotte mobile permet de préserver des conditions de travail confortables. Le collaborateur est valorisé en ayant à sa disposition un mobile et un abonnement pris en charge par l’entreprise.
De plus, une flotte mobile améliore la qualité et la rapidité de la communication interne et externe à l’entreprise puisqu’elle est gérée par une gestion centralisée. Aujourd’hui, l’intégration des applications métiers avec la mise à jour des CRM ou la géolocalisation sur les équipements mobiles aident le collaborateur à être plus efficace.
- Limiter les coûts: gérer l’achat des appareils ainsi que les abonnements de manière groupée est forcément moins coûteux qu’une gestion individuelle.
A savoir aussi que les abonnements sont scalables. Ce qui signifie d’avoir la possibilité de rajouter ou d’enlever des abonnements à votre guise, sans frais supplémentaire tout en supervisant la consommation de vos collaborateurs.
Ces points positifs sont tout autant attractifs pour l’entreprise que pour ses collaborateurs. Cependant certaines entreprises hésitent encore. Le déploiement d’une flotte mobile reste une étape clé avec des paramétrages bien précis à prendre en compte : il faut combiner homogénéité de la flotte avec la personnalisation des appareils.
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Comment déployer votre flotte mobile ?
Afin de réaliser au mieux le déploiement de votre flotte mobile, 6 grandes étapes sont à respecter.
1. L’analyse des besoins:
Le déploiement commence impérativement par un audit, permettant de détecter les besoins précis de l’organisation. Il faut se poser plusieurs questions essentielles au bon déroulement du déploiement.
- Quel est l’objectif du projet ? La relation client, la productivité, le confort des collaborateurs
- Quels sont les utilisateurs concernés ? Identifier des profils type avec des paramétrages personnalisés et des accès spécifiques.
- Quels appareils et applications choisir ? La marque du téléphone, le modèle de téléphone, la capacité de stockage, applicatifs bureautiques.
- Acheter ou louer la flotte mobile
- Quel fournisseur choisir ? Prix, couverture, équipement proposé
- Qui sera le chef du projet ?
- Testez une configuration-type
- Une configuration standard peut être déployée sur quelques terminaux d’utilisateurs « Pilotes » qui sauront faire remonter les informations nécessaires pour un déploiement final optimal.
- Définissez votre outil de gestion de flotte mobile
- Le mode manuel, pour lequel l’opérateur aide à l’enregistrement d’un ou deux terminaux et l’entreprise se charge du reste de la flotte.
- Le mode automatique pour lequel, l’inscription des terminaux ne nécessite aucune intervention humaine. Ce mode est recommandé lorsque le déploiement doit être fait sur de nombreux mobiles.
- Déployez votre flotte à l’ensemble des utilisateurs
- Lorsque tous les paramétrages sont vérifiés et prêts alors le déploiement peut être diffusé sur toute la flotte mobile.
- Équipez et formez les utilisateurs
- Chaque utilisateur recevra un smartphone configuré et il ne faudra pas négliger leur formation.
- Un suivi à toute épreuve
- Le déploiement terminé, le responsable de projet ou le prestataire extérieur dédié à cette mission devra s’assurer de la maintenance et du support technique de la flotte mobile.
Comment sécuriser votre flotte mobile ?
L’utilisation quotidienne des terminaux mobiles professionnels, oblige leur sécurisation.
Selon une étude réalisée par Verizon auprès de 671 professionnels chargés de l’achat et de la gestion du parc d’appareils mobiles, plus d’une entreprise sur trois admet qu’elle a déjà subi une intrusion à cause d’un terminal de sa flotte mobile. C’est pour cette raison qu’il est préconisé que les systèmes de protection contre les cyberattaques soient intégrés dans le déploiement de la flotte mobile.
Certains points sont non-négligeables pour une sécurisation optimale.
- Automatisation des mises à jour: il est important que les terminaux de l’entreprise soient à jour. Pour cela, planifiez les téléchargements durant des heures de faible activité.
Optez pour le MDM (Mobile Device Management) pour appliquer des règles de sécurités sur l’ensemble des appareils et assurer le contrôle des installations afin d’éviter que certains appareils passent entre les mailles du filet.
- Limitation des téléchargements d’applications: grâce à des listes noires, il est possible de limiter le téléchargement des applications par les utilisateurs. Cela est réalisable grâce au MDM.
- Séparation des données professionnelles et personnelles: aujourd’hui, les collaborateurs utilisent le même équipement pour la vie privée et professionnelle. Pour éviter tout risque de confusion, il est préférable de séparer les 2 usages. Grâce à cela, les opérations menées dans l’espace personnel n’auront pas d’effet sur les serveurs de la société.
- Renouvèlement du mot de passe: le mot de passe doit être changé chaque mois de préférence pour augmenter la protection des données. Il doit également être robuste afin d’éviter les piratages.
- Protection des données sensibles : L’EMM (Enterprise mobility management) en plus de permettre la gestion de la flotte, permet également la sécurisation des terminaux, en cas de perte, vol ou piratage. Il assure la protection de l’accès au réseau de la société ainsi qu’aux données confidentielles. Il faut aussi s’assurer de la possibilité de pouvoir effacer les données sensibles à distance.
- Sensibilisation de ses équipes : il est préconisé de sensibiliser ses collaborateurs aux différents risques, des test phishing ou encore des chartes liées à la cybersécurité sont idéales pour cette sensibilisation.
Avez-vous pensé à externaliser la gestion de votre flotte mobile ?
Gérer une flotte peut s’avérer une tâche compliquée et particulièrement chronophage pour votre entreprise.
La gestion de cette dernière, demande de l’organisation. En effet, cela implique un côté logistique maîtrisé pour le bon fonctionnement des appareils :
L’inventaire de la flotte existante, les mises à jour éventuelles du matériel, le renouvellement des abonnements et de ma flotte, le relevé des consommations mobiles … Il faut donc réaliser un suivi régulier des lignes utilisées et non utilisées.
De plus, comme expliqué précédemment, il est également primordial d’assurer un système de sécurisation des données solide.
La gestion centralisée par un prestataire extérieur spécialisé vous offrira la tranquillité et l’optimisation de votre équipement. Il pourra avoir une vision globale de la gestion de votre flotte mobile et agir en conséquence.
Vous pourrez vous concentrer sur votre cœur de métier et in fine de gagner en productivité.
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