Pourquoi intégrer votre CRM à votre système de téléphonie IP ?

Pourquoi intégrer votre CRM à votre système de téléphonie IP ?

par | Juil 21, 2022 | Téléphonie IP

Sommaire :

 

Nous sommes dans l’ère du « Customer Centricity », une tendance suivie aujourd’hui par de nombreuses entreprises. Elle consiste à placer la relation client et l’expérience client au cœur de leurs stratégies afin de garantir la satisfaction et la fidélisation de leur clientèle.

Pour garantir une relation client de qualité et assurer une amélioration continue, les entreprises doivent s’assurer de disposer des outils adéquats. Il existe, sur le marché des télécommunications, de nombreuses solutions le permettant. Parmi elles, on retrouve le CRM (Customer Relationship Management). Cet outil offre de l’agilité, simplicité et plus encore notamment lorsqu’il est couplé avec un système de téléphonie IP.

Voyons ensemble pour quelles raisons la téléphonie IP et le CRM forment un duo de choc nécessaire à toute entreprise.

La téléphonie IP et le CRM, qu’est-ce que c’est ?

 

Avant d’aller plus loin dans nos explications, revenons sur la signification de ces deux termes :

 

La téléphonie IP :

La téléphonie analogique (ou classique), devenue peu à peu obsolète, est amenée à disparaître à partir de 2023. Elle sera remplacée par une nouvelle technologie fonctionnant via internet : la téléphonie IP. Cette dernière propose de nombreuses fonctionnalités permettant :

  • Plus de mobilité et de flexibilité pour les entreprises et leurs équipes
  • L’amélioration de l’expérience client et de l’expérience collaborateur
  • L’optimisation des coûts liés à la téléphonie

Toutes ces caractéristiques font d’elle l’un des canaux de communication les plus utilisés par les entreprises, notamment depuis la crise sanitaire. En effet, une relation client entretenue via la voix humanise davantage les échanges et les rendent nettement plus vivants qu’a l’écrit.

 

Le Customer Relationship Management (CRM) :

Le CRM, quant à lui est un outil très utilisé dans les entreprises, notamment par le service commercial. Il a pour but d’améliorer la gestion des clients en centralisant les données provenant des échanges entre une entreprise et ses clients. Il permet in fine de mieux répondre à leurs besoins. En outre, il favorise et dynamise la collaboration au sein de l’entreprise en facilitant le partage d’informations entre les services. Par ailleurs, on peut l’utiliser pour affiner la stratégie de vente grâce à l’analyse des données collectées. Pour finir, il améliore également l’automatisation ; certaines tâches chronophages peuvent être réalisées automatiquement par le CRM.

Ces deux technologies ont la même finalité : faciliter la gestion de la relation client et optimiser l’expérience client. Ensemble, elles apportent un réel confort de travail aux collaborateurs. C’est la raison pour laquelle, de plus en plus d’entreprises souhaitent les lier.

Téléphonie IP et CRM, des alliés pour votre productivité

 

Lier le CRM et la téléphonie IP d’une entreprise répond à bien plus qu’à un simple besoin de confort pour les équipes. Ensemble, elles répondent également à une nécessité d’efficacité et d’agilité permettant d’offrir la meilleure qualité de service à ses clients.

En effet, de la fiche contact client, jusqu’à la durée de leurs appels, en passant par les notes prises lors de leurs échanges, vos équipes collectent et traitent chaque jour une grande quantité d’informations via leur téléphone.

Pour vos équipes commerciales, créer une synergie entre le CRM et la téléphonie IP amène à plus d’efficacité tout au long du processus de vente.

 

Avant la vente :

Lors des sessions de prospection, tous les échanges avec un client potentiel donnent lieu à une collecte d’informations. Le téléphone permet d’entrer contact avec l’interlocuteur, de faire connaissance mutuellement et de comprendre sa demande. Tandis que le CRM permet lui, de collecter, de mettre en forme et de classifier toutes les informations retenues.

Pendant la vente :

Chaque service concerné dans l’entreprise doit pouvoir joindre rapidement et facilement le client. Le CRM et le téléphone sont donc deux outils indispensables à cette étape. De plus, la téléphonie IP permet de bénéficier d’un canal sécurisé permettant de communiquer en direct et sans risque des informations relatives à un payement. Par ailleurs, chacune de ces étapes est répertoriée, une fois de plus, dans le CRM afin d’avoir un historique de la relation client et d’ainsi, faciliter les démarches post-ventes (factures ect…)

Après la vente :

Le service client met à disposition dans le CRM les réclamations ou demandes des clients. Cela permet au service commercial de recontacter le client avec un discours adaptés et préparé. Avec l’aide du service marketing, ils pourront se servir de ces informations pour améliorer la stratégie de vente. La téléphonie est un excellent canal pour collecter les avis clients et de les retranscrire automatiquement sur le CRM. Ils pourront être, par la suite, étudier afin d’améliorer la relation client.

Les principaux avantages de ce couplage

 

Intégrer la téléphonie au CRM peut faire toute la différence et présente de nombreux avantages pour l’entreprise. Mais alors lesquels ?

 

Meilleure productivité des équipes

Cette solution offre un véritable gain de temps pour vos collaborateurs. Les numéros des clients étant enregistrés dans le CRM, vos équipes n’ont plus besoin de les composer manuellement. D’autre part, ils peuvent accéder à toutes les informations et prendre des notes pendant l’appel sans changer d’interface.

 

Amélioration de l’expérience client

La téléphonie IP couplée au CRM permet l’affichage automatique des coordonnées du client lors de l’appel. Vos équipes peuvent alors offrir à leur interlocuteur un accueil plus personnalisé, ce qui est très apprécié par ce dernier. De plus, lors d’un transfert d’appel, ces informations sont également transmises à la personne réceptionnant l’appel, lui permettant à son tour de connaître au mieux son interlocuteur et d’être plus efficace dans son discours.

 

Une relation client de qualité et un suivi client optimisé

Le suivi des clients est facilité car l’historique des appels, les enregistrements d’appels ou encore les sms sont enregistrés automatiquement par le téléphone et accessible via le CRM. Cela permet retrouver toutes les informations relatives à un échange et de limiter au maximum les erreurs.

 

Un management efficace :

La téléphonie IP compte parmi ses nombreuses fonctionnalités, des outils à destination des dirigeants et les managers. En effet, avec les enregistrements d’appel ou l’écoute discrète, ils peuvent facilement former les nouveaux arrivants. Ces derniers pourront également écouter les discours des collaborateurs déjà en poste, ce qui sera très formateur. Les managers pourront également analyser les performances de leurs équipes grâce à de nombreuses statistiques telles que le nombre d’appels, leur durée et leur fréquence.

BA Connect vous accompagne pour vos solution VoIP

 

Chez BA Connect, la productivité de vos équipes est notre priorité.

Il est temps de passer à la téléphonie IP. Pour cela nous vous proposons notre solution 3CX, avec laquelle il est possible de coupler avec de nombreux logiciels de CRM tels que Salesforce, Freshdesk, Microsoft 365 et bien plus encore… Évolutive et disponible sur tout type de support, elle améliore nettement la relation et l’expérience client des entreprises.

Nos experts télécoms vous accompagnent tout au long de son utilisation, vous offrant une expérience utilisateur incomparable. Bénéficiez aussi d’un service d’assistance qui ne vous laissera jamais tomber et saura répondre à chacune de vos questions.

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Comment améliorer la communication interne de votre entreprise ?

Comment améliorer la communication interne de votre entreprise ?

par | Juil 20, 2022 | Téléphonie IP

Sommaire :

 

Aujourd’hui plus que jamais, la communication interne joue un rôle déterminant dans les entreprises. La généralisation du télétravail et la multiplicité des outils de communication ont profondément modifié les habitudes et les besoins des collaborateurs. Il est devenu plus compliqué de fédérer ses équipes, de créer du lien et de diffuser efficacement l’information. Pourtant, ce sont des éléments essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise et au bien-être des collaborateurs.

Maintenir une bonne dynamique relationnelle doit être une priorité pour les entreprises. Pour y parvenir, elles doivent repenser la communication interne et s’équiper des outils qui leur permettront de répondre de manière optimale aux nouveaux enjeux organisationnels.

Les avantages d’une communication interne qualitative :

 

La communication interne désigne toutes actions menées au sein d’une entreprise dans le but d’interagir avec ses collaborateurs. Elle permet de fédérer autour d’un projet commun, de créer une véritable culture d’entreprise ou encore de faire adhérer aux valeurs du groupe.

Elle présente plusieurs avantages non négligeables pour une entreprise :

 

Elle facilite le partage d’information : les collaborateurs bénéficient du même niveau d’information concernant l’actualité, les événements, la stratégie ou encore les objectifs de l’entreprise. Et ce, quel que soit leur niveau hiérarchique. Les équipes utilisent également la communication interne pour partager leurs connaissances et leurs savoirs.

Augmentation du sentiment d’appartenance : en 2022, 58% des salariés se déclarent prêts à accepter une offre d’emploi offrant une meilleure culture d’entreprise. Cette dernière leur apporte un sentiment d’appartenance et une meilleure expérience collaborateur.

Meilleur engagement des collaborateurs : D’après cette même étude, 85% des salariés affirment être davantage motivés lorsque l’entreprise communique sur son actualité. Travailler au sein d’un cadre propice aux échanges améliore la qualité de vie au travail ce qui motive les salariés et les fidélise. Si les collaborateurs sont satisfaits de leur environnement de travail, ils deviendront de véritables ambassadeurs de votre marque et diffuseront une image positive de votre entreprise. Un argument de choix pour attirer et faciliter le recrutement de nouveaux talents !

Elle booste la collaboration au sein des équipes : le partage d’idées est important pour permettre aux collaborateurs de travailler ensemble. Le travail en équipe permet la découverte de synergies communes et donc d’être plus productif.

Elle améliore la productivité de ses équipes : la bonne communication interne est un cercle vertueux. Elle permet l’implication des collaborateurs qui auront donc envie de faire grandir l’entreprise en s’investissant davantage dans leur travail. Par ailleurs, l’amélioration de la productivité amène automatiquement une augmentation du chiffre d’affaires.

 

Vous l’avez compris, la communication interne est essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise. Elle impacte positivement l’expérience collaborateur et donc la productivité de vos équipes. Il est alors nécessaire de la mettre en place les outils et la stratégie nécessaire afin de l’améliorer tout s’adaptant aux nouveaux modes et environnement de travail.

Pourquoi repenser sa stratégie de communication interne ?

 

Depuis la crise sanitaire, l’environnement et les méthodes de travail ont profondément évolué. Le télétravail s’est imposé dans plus en plus d’entreprise impactant parfois la qualité de la communication interne. En effet, le travail à distance complique davantage les échanges entre les collaborateurs et peut réduire fortement la cohésion d’équipe.

La communication interne doit alors être repensée afin d’éviter la perte d’interaction et de lien social due au travail à distance. Elle doit maintenir une dynamique relationnelle, quel que soit le lieu de travail des collaborateurs.

 

Lire aussi : Comment maintenir un dynamique relationnelle à distance ?

 

En outre, on constate une multiplication des outils de communication au sein des entreprises, dû au phénomène de digitalisation. Les collaborateurs utilisent différentes applications (ou plateformes) pour échanger entre eux et partager des informations. Cette grande diversité outils numériques au sein d’une même entreprise a pour effet de disperser l’information et de perdre en efficacité.

Les entreprises doivent alors reprendre le contrôle de leur communication en mettant à disposition de leur collaborateur les outils permettant de centraliser l’information. Ils éviteront ainsi la perte de productivité et les coûts qui en découlent. Selon une étude de Mitel, les entreprises françaises perdent chaque année plus de 9 000 € par salarié à cause d’une collaboration et d’une communication interne inefficaces. Il est donc impératif d’auditer sa communication interne afin d’apporter par la suite des axes d’amélioration.

 

Quel outil pour optimiser votre communication interne ?

 

La communication interne est une priorité pour les entreprises surtout depuis la normalisation du télétravail et la digitalisation qui limite les échanges entre les collaborateurs. De nombreuses entreprises se tournent donc vers la téléphonie IP. Cette technologie s’adapte aux évolutions digitales et rend l’information accessible à tous et n’importe où, améliorant ainsi la productivité des équipes.

Différentes caractéristiques font d’elle LA solution de communication pour les entreprises de toute taille et de tout secteur d’activité :

 

Elle facilite les échanges quel que soit votre lieu de travail : La dématérialisation de cette technologie en permet son utilisation sur n’importe quels types de supports : ordinateur portable, smartphone, tablette… etc. Les collaborateurs sont joignables n’importe où et peuvent facilement rester en contact avec les membres de leurs équipes, même lorsqu’ils sont en dehors de leur bureau. C’est un outil parfaitement adapté aux entreprises pratiquant le télétravail ou ayant des collaborateurs régulièrement en déplacement professionnel. Elle répond donc aux besoins de mobilité et de flexibilité.

 

Elle centralise l’information : La téléphonie IP est une solution de communication unifiée. Elle regroupe sur une seule et même application différents canaux de communication (messagerie instantanée, visioconférence, appel téléphonique…). Cela permet donc de centraliser les échanges et d’éviter la dispersion de l’information. La communication au sein de l’entreprise est donc plus efficace et les collaborateurs gagnent un temps précieux.

 

Elle améliore l’expérience collaborateur : Cet outil de communication comporte de nombreuses fonctionnalités (click to call, chat, hotdesking, supervision des équipes…) ayant pour objectif de simplifier le quotidien des utilisateurs et d’optimiser la communication interne. Les différentes fonctionnalités sont également idéale pour collaborer et favoriser l’intelligence collective.

De plus, il est possible de coupler votre solution de téléphonie avec le CRM de votre entreprise. Les collaborateurs peuvent alors partager plus facilement des informations telles qu’une fiche contact d’un client par exemple, ce qui permet un gain de temps.

 

A lire également : Pourquoi intégrer votre CRM à votre solution de téléphonie IP ?

 

Les fonctionnalités essentielles :

 

La téléphonie IP est idéale pour la communication interne notamment pour les nombreuses fonctionnalités auxquelles elle donne accès. Les plus essentielles sont :

Le multi-support : La téléphonie IP est accessible sur tout type de supports (téléphone, ordinateur, tablette). Les collaborateurs bénéficient de plus de mobilité, mais également de flexibilité, car ils peuvent retrouver toutes leurs informations ou encore passer un appel sur leur ordinateur.

Le hot desking : Permet aux collaborateurs de ne pas changer de numéro en cas de changement de bureau. Chaque salarié est rattaché à un numéro et non à une ligne téléphonique.

La supervision : L’application de téléphonie IP permet à l’ensemble des collaborateurs de voir le statut de leurs collègues afin de joindre uniquement les personnes disponibles

Le chat : Ce système de messagerie instantané accélère le partage d’information. C’est une solution plus rapide qu’un mail et permet une certaine proximité entre les collaborateurs.

La visioconférence : Elle rend possibles les réunions même à distance ce qui facilite grandement le partage de connaissance.

Être bien accompagné pour plus de qualité

 

Il est aujourd’hui primordial pour toutes entreprise d’assurer une expérience collaborateur de qualité à ses salariés, et cela passe par la bonne mise en place des outils de communication interne. Afin d’assurer leur efficacité, il est important de se faire accompagner par un prestataire.

Chez BA Connect la productivité de vos équipes est notre priorité.

C’est pourquoi nos experts télécoms vous aide à choisir la solution de téléphonie IP adaptée aux besoins de vos équipes. Ils vous accompagnent dès la configuration afin de satisfaire vos attentes et restent à votre disposition tout au long de l’utilisation de la solution. Vous bénéficiez d’un technicien dédié pour l’assistance et la maintenance de votre solution.

Vous souhaitez plus de renseignements concernant notre solution ? N’hésitez pas à nous contacter !

Zoom sur les 7 meilleures fonctionnalités de la VoIP

Zoom sur les 7 meilleures fonctionnalités de la VoIP

par | Juil 20, 2022 | Téléphonie IP

La fin du réseau RTC signe aussi l’avènement progressive de la VoIP partout dans le monde !

Vous vous demandez peut-être encore quelle est la différence entre le réseau RTC et la VoIP ? Faisons un rapide récapitulatif :

Le Réseau Téléphonique Commuté (RTC) est la technologie historique utilisée pour fournir un service de téléphonie fixe. Progressivement, les entreprises ayant encore recours au RTC devront migrer leur téléphonie actuelle vers une solution VoIP.

Voir le calendrier de fermeture des plaques du RTC (selon les communes).

La Voice Over Internet Protocol (VoIP) est une technologie qui délivre des communications vocales ou du multimédia par internet. Il s’agit d’une téléphonie nouvelle génération offrant une plus grande flexibilité et un gain de productivité. Sa technologie innovante permet aux entreprises de profiter de nombreuses fonctionnalités.

 

Quelles sont les 7 meilleures fonctionnalités de la VoIP

 

Standard automatique

Le standard automatisé est une fonctionnalité essentielle des téléphones utilisant la technologie VoIP. Il permet d’optimiser le temps de vos équipes et la gestion de vos appels entrants. Vos correspondants sont automatiquement dirigés vers le service disponible.

 

La mise en attente

Comme son nom l’indique, cette fonctionnalité bloque temporairement la communication avec le correspondant jusqu’à ce que l’interlocuteur soit en capacité de répondre. La communication n’est ici pas coupée mais la personne appelante doit patienter quelques instants. Attention tout de même à ne pas ne pas la faire attendre trop longtemps. Des recherches ont montré qu’environ 60% des clients raccrochent au-delà d’une minute d’attente. Cette fonctionnalité offre aux entreprises des avantages non négligeables.

Cette mise en attente peut s’accompagner d’un message personnalisable à destination du client et/ ou d’une musique. Cela permet de rendre l’attente la moins « désagréable » possible et donne une image plus professionnelle de votre entreprise. La personnalisation du message et le choix de la musique souligne votre identité de marque et offre une expérience téléphonique de qualité.

Une étude de la société américaine USA Business Telephone Today a montré que sur un groupe de 10 000 appelants mis en attente sans musique pendant 1 minute, 52% d’entre eux ont raccroché avant la fin du temps. Le même test a été réalisé avec une musique et c’est seulement 13% qui ont abandonné l’appel.

 

Le transfert et le renvoi d’appel

Il vous arrive peut-être souvent de recevoir des appels qui ne vous sont pas destinés ? Pour que vous et le correspondant ne perdiez le moins de temps possible, la VoIP vous permet de transférer l’appel vers un autre poste, smartphone ou ordinateur.

A la différence du transfert d’appel, la fonctionnalité renvoi d’appel permet renvoyer automatiquement ou manuellement l’appel vers le numéro de votre choix.

 

L’interception d’appel

Définit comme un gage de sécurité pour votre entreprise, cette fonctionnalité permet de prendre rapidement tout appel de n’importe quel poste téléphonique. En absence d’un membre de l’entreprise, l’appelant peut tout de même être pris en charge par un collaborateur tiers. Votre entreprise se montre ainsi disponible pour ses clients et vous ne risquez pas de perdre de potentielles opportunités. Dans certaines situations, cette fonctionnalité permet aussi à un superviseur d’écouter les appels en direct mais également de prendre le relais si besoin.

 

L’identification de l’appelant

Identifier l’interlocuteur qui vous appelle peut faciliter et améliorer la relation clients, prospects ou fournisseurs. Vous pouvez vous préparer à la conversation et adopter le ton adéquat. En personnalisant votre accueil téléphonique en fonction de l’appelant, vous donnez un sentiment d’importance à vos clients.

 

Le Serveur Vocal Interactif (SVI)

Toutes entreprises ne peuvent pas se permettre d’avoir un réceptionniste au sein de ses équipes. Avec la fonctionnalité SVI, les interlocuteurs peuvent être transférés vers la bonne personne sans avoir besoin d’une intervention humaine. Cette forme d’accueil téléphonique est un message préenregistré qui répond aux clients et qui les redirigent directement vers la personne ou le service concerné. L’entreprise répartie l’ensemble de ses services sous différents numéros pour que le client choisisse la touche adaptée selon son besoin (exemple : touche 1 pour le service commercial, touche 2 pour le service technique, etc).

Cela les aide à atteindre rapidement la bonne personne, en supprimant les intermédiaires inutiles. Un correspondant qui attend le moins possible bénéficie d’une meilleure expérience globale. Même quand l’entreprise est fermée votre serveur vocal est là pour accueillir les appelants. Il ne prend jamais de congés et n’est jamais malade !

 

La communication unifiée au service de la VoIP

L’ancienne génération de téléphonie ne vous proposait que de répondre sur un seul appareil. Aujourd’hui, la VoIP propulse votre entreprise dans la mobilité et le nomadisme. Que vous soyez aux bureaux, en déplacement ou en télétravail vous êtes assurés de ne manquer aucun appel depuis votre ordinateur, téléphone fixe ou smartphone. Cette solution vous permet également de participer à des réunions en audio ou vidéo depuis n’importe où. La VoIP s’adapte parfaitement à l’organisation hybride qui gagne de plus en plus le monde de l’entreprise.

 

 

Ces 7 fonctionnalités ne sont qu’un fragment des fonctionnalités possibles que peut offrir la VoIP.

Si vous souhaitez d’avantages d’informations et de conseils, les équipes de BA Connect se tiennent disponible pour vous répondre !

Comment maintenir une dynamique relationnelle en travaillant à distance ?

Comment maintenir une dynamique relationnelle en travaillant à distance ?

par | Juil 20, 2022 | Communication unifiée

Sommaire :

La crise sanitaire a révolutionné l’organisation du travail. Le travail à distance total ou partiel s’est imposé dans la vie de beaucoup de salariés, dans le monde entier, depuis plusieurs mois. Selon une enquête de la Direction de la DARES, 26% des actifs français télétravaillent régulièrement.

Le travail à distance plait à certains salariés qui se sentent plus productifs et moins fatigués car cette organisation leur convient mieux. Mais d’autres, au contraire, ne s’y épanouissent pas et ne se sentent pas assez entourés.

Le travail à distance : les impacts ne sont pas les mêmes pour tous…

Dans certains cas, le télétravail peut être vecteurs de risques psychosociaux tels que la solitude, l’anxiété, voire la dépression (dans les cas les plus grave). Certains collaborateurs travaillant à distance se rendent ainsi compte de l’importance des liens sociaux pour se sentir épanoui dans leur travail. On constate également que beaucoup de salariés se sentent isolés de toutes interactions avec leurs équipes et sont face à eux-mêmes pour travailler. De cette situation en découle une perte de motivation et un sentiment de non-appartenance à l’entreprise.

 

Un manque de communication et de cohésion d’équipe

La communication et la cohésion d’équipe sont des piliers essentiels pour le bon déroulement du travail à distance et le bien-être des collaborateurs. Malgré tout, 62% des salariés considèrent que la perte de lien collectif constitue l’inconvénient n°1 du télétravail. En effet, la distance rend la communication entre les collaborateurs plus difficile puisqu’elle fait disparaître les échanges en face à face, les discussions à la machine à café et les discussions autour d’une table à la pause déjeuner.

Mais surtout, ce manque de communication impact fortement la productivité : « Seul, on avance, mais ensemble, on va plus loin et plus vite ». Lorsque les échanges se font plus rare, la circulation de l’information devient plus difficile et les synergies entre les équipes deviennent inexistantes.

L’enjeu est alors d’apporter les outils adaptés pour permettre aux managers et aux équipes de communiquer et de collaborer plus facilement à distance.

 

Une nouvelle autonomie difficile à gérer

Il peut être difficile de passer à un environnement de travail en présentiel, dans les locaux de l’entreprise, à environnement en distanciel. L’autonomie nécessaire en télétravail est souvent plus accrue qu’en présentiel et pour certains collaborateurs, cela peut être compliqué à gérer. Une trop grande autonomie et un manque de contact peut entraîner une baisse de motivation dans le travail des collaborateurs. En effet, selon une étude de Paris Workplace, 26% des télétravailleurs se disent isolés et moins motiver à travailler. Ils peuvent ressentir à un manque d’intérêt de la part de leur entreprise. De ce sentiment en découlera une perte d’engagement et une baisse significative de la productivité.

Quels avantages la communication unifiée pour les télétravailleurs ?

1. Simplifier les communications depuis n’importe où

 

Toutes les applications de communication et métiers sont regroupées sur une seule et même interface, ergonomique et simple d’utilisation. Ainsi, le collaborateur peut communiquer avec l’ensemble de l’entreprise peut import l’endroit dans lequel il se trouve : au bureau, à leur domicile, dans un espace de coworking (etc.). Il suffit uniquement que la solution de communication unifiée soit reliée à Internet. Les collaborateurs gardent donc facilement le lien avec les autres salariés de l’entreprise où qu’ils soient.

 

2. Favoriser la collaboration

 

Les communications unifiées offrent un ensemble d’outils permettant de fluidifier les échanges en temps réel. Les salariés peuvent communiquer et travailler ensemble sans être au même endroit. Ils gagnent donc un temps considérable et améliore leur productivité.

3. Gagner en productivité

 

En ayant un lien direct et facile avec les équipes, la communication unifiée permet inévitablement un gain de productivité. Au lieu de basculer entre plusieurs applications, les collaborateurs ont directement accès à l’ensemble des canaux de communication sur un seul et même outils.

Outre le fait que la communication unifiée permet aux salariés de se sentir « presque » comme au bureau, elle possède de nombreux autres avantages satisfaisants, aussi bien les collaborateurs, que l’entreprise.

Lire aussi : La téléphonie IP, un outil indispensable pour vos équipes commerciales

Et pour l’entreprise, que permet-elle ?

 

 1. Réduction des coûts

 

Le fait de rassembler l’ensemble des moyens de communication en une seule plateforme permet à l’entreprise de réduire considérablement ses coûts. Et pour cause : moins d’équipements à investir, une seule maintenance pour une solution de communication, etc.

 

2. Facilité de gestion et d’administration

 

Au revoir le matériel de communication complexe d’utilisation ! Avec la communication unifiée, le service ou le responsable informatique peut facilement prendre en charge la solution (réalisation des mises à jour, configuration des fonctionnalités, etc.) et en assurer la sécurité.

Pour en savoir plus : la communication unifiée pour des échanges plus sécurisés

 

3. Une solution évolutive

 

En cas de nouveaux salariés dans l’entreprise, plus besoin de changer toute l’installation avec la communication unifiée. Il suffit simplement de rajouter le nombre d’utilisateurs qui correspond. L’UCaaS est modulable et évolutive, ce qui permet d’ajouter de nouveaux outils et de services de travail collaboratif.

Pour en savoir plus : La communication unifiée 5 avantages pour votre entreprise

Les principales fonctionnalités de la communication unifiée pour un télétravail réussi

 

La communication unifiée offre de multiples fonctionnalités pour le télétravail, mais aussi simplement pour le travail au bureau. Notre équipe vous a sélectionné les 4 fonctionnalités les plus importantes qui vous permettent de garder le lien avec l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.

 

#1. La Visioconférence

 

Soyez présent en réunion comme au bureau, mais à travers un écran. En un seul clic, prévoyez et réaliser des rendez-vous avec vos collaborateurs pour travailler ensemble. Plusieurs fonctions s’offrent à vous pendant la visioconférence : partage d’écran et des documents, chat, etc …

 

#2. La Messagerie instantanée

 

Ce système de messagerie instantanée permet de fluidifier la communication entre les salariés. Ainsi, continuez à communiquer avec vos collègues et ne perdez pas contact.

 

#3. La Messagerie vocale par e-mail

 

Lorsque vous ne pouvez pas répondre à un appel, recevez un message vocal et visualisez-le sur l’appareil de votre choix quand vous voulez. Cette fonctionnalité permet aux salariés, même à distance, d’être flexible, de ne pas manquer les informations et d’agir rapidement.

 

#4. Supervision de l’équipe

 

Idéale pour vous faire gagner du temps, cette fonctionnalité vous permet de vérifier la disponibilité des collaborateurs, grâce aux différents statuts (en ligne, absent, disponible…).

 

La communication unifiée devient de plus en plus une priorité pour tout type d’entreprise. Alors si vous aussi vous souhaitez sauter le pas ou avoir plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter !

L’accueil téléphonique : un atout majeur pour votre entreprise

L’accueil téléphonique : un atout majeur pour votre entreprise

par | Juil 19, 2022 | Téléphonie IP

Pourquoi mettre en place un accueil téléphonique ?

 

Savez-vous qu’en moyenne 75 % des personnes qui appellent une entreprise raccrochent au bout de 45 secondes si elles n’ont pas eu de réponse ?

Bien que la relation client se digitalise et passe désormais par de nouveaux canaux (tchat, chatbot, mailing…), la téléphonie reste un incontournable. 70% des clients privilégient le téléphone pour entrer en contact avec l’entreprise. Et pour cause, le téléphone reste le canal le plus accessible, le plus direct et facile d’utilisation pour la majorité de la population. Néanmoins, il peut être source d’insatisfaction, notamment lorsque l’accueil téléphonique n’est pas à la hauteur des attentes clients.

 Lire aussi : La téléphonie, toujours au coeur de la relation client ?

 

Des avantages non-négligeables pour votre entreprise

 

La mise en place d’un accueil téléphonique de qualité est indispensable. Il permet de faciliter le traitement des appels et ainsi améliorer l’expérience client. C’est une solution stratégique qui permet de renforcer sa relation client et de capter l’attention dès la première seconde.

De cette façon, l’accueil téléphonique professionnel offre des avantages non-négligeables à votre entreprise :

  • Donne une bonne image à l’entreprise : il met le client en confiance et montre le professionnalisme de l’entreprise.
  • Renforce la relation client : c’est un moyen de communication efficace pour diminuer le risque de perte de prospects et de fidéliser les clients.
  • Améliore l’organisation de l’entreprise : le client peut directement communiquer avec la personne concernée selon l’objet de son appel.
  • Évite la lassitude et la pénibilité générée par l’attente grâce à une meilleure gestion des appels

 

Comment le mettre en place ?

L’accueil téléphonique professionnel peut se décliner de différentes manières :

#1 Le répondeur professionnel

Différents facteurs peuvent empêcher les collaborateurs de répondre immédiatement à un appel téléphonique (absence, réunions, etc…). Mais un répondeur de qualité et personnalisé à l’image de son entreprise a plusieurs avantages.

En effet, si l’entreprise n’est pas joignable, la personne au bout du fil sera dans un premier temps informée qu’elle est au bon endroit et sera avertie de la raison pour laquelle personne n’a pu répondre à son appel (horaires de l’entreprise, collaborateurs occupés, etc…). Une personne avertie sera plus enclin de patienter.

Le répondeur peut être permettre à l’interlocuteur de laisser un message pour être rappelé plus tard. De plus, cela permettra à l’entreprise de connaître l’objet et l’urgence de l’appel, et de rappeler l’interlocuteur en conséquence.

Le répondeur permet en résumé de garder une bonne relation client. L’appelant connait la raison pour laquelle l’entreprise n’a pas répondu et il est informé de la procédure à suivre pour avoir un retour.

 

#2 Serveur vocal interactif (SVI)

Ce type d’accueil téléphonique est un réel gain de temps autant pour la personne qui appelle que pour l’entreprise. Ce système est un message préenregistré qui répond aux clients et qui les redirigent directement vers la personne ou le service concerné.

L’entreprise peut ainsi répartir l’ensemble de ses services sous différents numéros. Exemple : la touche 1 pour le service commercial, la touche 2 pour l’équipe technique, etc. Le SVI permet ainsi d’orienter au mieux le client, de limiter l’attente passée au téléphone, et d’optimiser sa prise en charge.

 

#3 Pré-décrochage

Ce système est différent du serveur vocal interactif. Il s’agit d’un message automatique de quelques secondes qui se déclenche immédiatement après que le numéro ait été composé par l’appelant. Le destinataire recevra donc l’appel à la fin de sa diffusion.

Ce type d’accueil téléphonique permet avant tout d’indiquer au client où il se trouve et de le basculer sur un opérateur du standard ou sur un message d’attente si la personne n’est pas encore disponible.

 

#4 Message d’attente téléphonique

Le message d’attente est destiné à faire patienter l’appelant. Celui-ci s’interrompra au moment au l’interlocuteur décrochera.

Pas toujours agréable d’être mis en attente pour un client… Lors de cette période, il est important d’éviter la lassitude et la pénibilité qu’elle peut occasionner à son client. Il est donc essentiel de garder son client actif lors de cette attente.

En effet, ça peut être le moment idéal pour communiquer par exemple sur les actualités de son entreprise, etc., à travers un message préenregistré. L’attente téléphonique peut dans ce cas devenir un véritable média à part entière.

 

Lire aussi : La téléphonie, un outil indispensable pour vos équipes commerciales

 

Optimiser l’accueil téléphonique de votre entreprise

 

Pour optimiser au maximum l’accueil téléphonique, il est évidemment important d’adopter un bon comportement au bout du fil (sourire, être respectueux, laisser s’exprimer l’interlocuteur, etc …).

Mais attention à ne pas négliger vos équipements ! Aujourd’hui, il existe des solutions de téléphonie possédants de multiples fonctionnalités pour vous aider à être plus efficace et mobile.

Si vous souhaitez être conseillé sur une solution de téléphonie professionnelle adaptée à votre activité, n’hésitez pas à nous contacter.